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慧点科技:传统企业法务管理的大数据路径

2016-12-12 10:00 消息来源:北京慧点科技有限公司

北京2016年12月12日电 /美通社/ -- 近日,北京慧点科技风险管理与控制事业部解决方案部产品经理周蕾发表了有关法务管理大数据的文章《传统企业法务管理的大数据路径》,原文如下:

“未来的时代将不是IT时代,而是DT的时代,DT就是Data Technology -- 数据科技”,这是马云讲过的一句话,表明中国的IT变革已经开始,“数据为王”的时代

相信大家只要上网、看新闻、浏览报刊杂志或者跟朋友闲聊,都会听到“大数据”的字眼。那么大数据究竟是什么,能否跟传统的法务管理业务相结合,能否给企业带来价值,大数据整体环境下,我们该用什么样的思维方式来思考问题、建设系统等,都会在企业法务工作者心中留下一连串的问号。

笔者作为一名长期为各企业提供专业的合同管理与法务管理IT方案的人士,希望通过本文的阐述,使大家了解大数据,了解大数据与企业法务业务的结合,了解大数据思维下企业应该如何进行信息化建设。

大数据成为核心价值

大数据的概念在此就不再赘述了,相信在网上随便搜索一下,就可以看到关于大数据的非常丰富的概念和应用案例。在当前互联网的整体环境下,传统企业的IT系统建设面临巨大的挑战,最大的挑战在于思维模式的转变。非互联网时期的系统,功能和流程一定是它的价值,互联网时期的产品,数据一定是它的价值。

以数据为核心,反映了当下IT产业的变革,数据成为人工智能的基础,数据比功能和流程更重要。数据能告诉我们,每一个客户的消费倾向,他们想要什么,喜欢什么,每个人的需求有哪些区别,哪些又可以被合并分类。

互联网时代,市场对企业决策的效率、响应的速度、预测的准确性都有了更高的要求,只有那些与时俱进且能充分利用数据价值的企业,才能在市场上抢占先机,赢得利润。比如某通讯企业对企业内部数据的分析与预测,减少了将近一半的客户流失率;再比如中国移动通过大数据分析对企业运营的全业务进行针对性的监控、预警、跟踪。系统在第一时间自动捕捉市场变化,再以最快捷的方式推送给指定负责人,使他在最短时间内获知市场行情。

合同数据作为企业最重要、最全面的交易数据,在协助领导者掌握企业的交易量、交易分布并对未来交易进行预测中,起到最为关键的作用。纠纷案件数据在帮助企业决策者了解案件信息、发案原因、涉案主体等,并通过数据分析找出避免此类案件再次发生的流程、制度或监管的缺陷,降低企业法律风险的过程中,发挥着不可替代的作用;知识产权、公司治理等相关数据,同样为企业的战略规划、目标制定等,提供非常重要的价值。

毋庸置疑,数据已经成为企业法律事务管理的核心。但是如何建立自己的数据,如何利用已建立的数据,形成大数据积累、进行分析和预测,无疑是当下传统企业的领导们非常挠头的事项。传统企业不同于互联网企业,它很难在短期内有大量的数据积累,所以短期内也就难以享受大数据带来的红利。那么传统企业的大数据之路是不是无法前行?答案当然是否定的,上文中提到的两个例子足可为证。传统企业大数据之路是必然的,而且是迫在眉睫的,只是需要分步、分阶段完成。笔者结合自身在多家大型企业法律事务管理信息化建设的经验,在大数据的相关理论和技术实践的指导下,提出一个相对通用的路径,各企业可依据此路径,根据自身的信息化建设和数据积累情况,找到适合自己的阶段和前行路径。

传统企业法律事务管理的大数据路径需要分步、分阶段来完成。简单来划分,可分为三个阶段:数据的形成和简单分析阶段、数据深层分析和挖掘阶段、大数据处理阶段,如下图所示,下文将详细阐述各阶段的数据分析目标和系统该如何建设的问题。

传统企业的大数据发展路径
传统企业的大数据发展路径

数据形成和简单分析阶段。

此阶段主要分析目标为法务数据的简单分析,为法律事务工作者及相关领导全面了解和掌握公司已有的法务数据提供依据。具体来讲,通过数据的建立,帮助企业管理者了解企业交易的基本数据,如企业合同的签约数量、金额等;并基于此信息进行简单的数据分析,如可以按照法人单位和合同分类来了解企业交易数据的分布,使企业管理者明确投资重点。分析结果可用简单的图表展现,如下图所示:

 

按类别的合同签约量分析
按类别的合同签约量分析

此阶段的系统建设为系统初建或形成期,此时期需要各单位首先建立覆盖全法律事务管理职能的系统,形成涵盖合同、案件、知识产权、法律审核、公司治理、律师人才、法律知识库等多方面的数据,为后续的统计分析提供数据基础。此阶段对于多架构、多业务类型的集团型企业尤其重要,此类企业更要重视法务系统的建设和相关数据的形成。因为在单体企业,老板可以通过电话或者会议的形式,即可了解到企业经营的整体数据,但是对于业务多元化、组织层级众多的企业来说,统一数据标准,形成基本数据库,本身就不是一件容易的事情,而且从集团统一管控的视角出发,集团全面掌握各下属单位的合同交易数据,全面了解各单位的纠纷案件情况,对于集团层面的整体决策至关重要。当然此阶段系统建设的模块和功能也不是绝对的,需按照各单位的业务管理成熟度而定,比如有些单位法律专业人员较少,业务也比较少,法律人员除了审合同外,也没有那么多的其他法律事务职能可以管,那么此类企业可以优先考虑建设合同管理系统,后续随着企业的业务拓展,外部竞争的逐渐激烈、法务管理的日益成熟,再逐渐将系统扩展到法律事务的其他职能。

数据深层分析和挖掘阶段。

在法务系统建设一段时间后,系统内的数据有了一定的积累,可对系统内部已形成的数据,或者与其他系统内的相关数据放在一起,做深层次的分析和挖掘,为领导提供更有价值的数据支撑,帮助决策者进行管理提升。如可以通过对现有范本的使用频率、修改频率等分析出范本需要完善的条款,实现管理上的提升;也可以通过实际签约数据的分析,给出同一物资在不同供应商之间的价格对比,从而找到价格更低的供应商,降低企业的采购成本。分析的结果也可以用关联性分析的图标进行展现,如下图所示:

不同供应商某设备交易价格趋势图
不同供应商某设备交易价格趋势图

此阶段的系统建设,可以通过法务系统与相关系统(如采购系统、ERP系统、财务系统、主数据系统等)的集成,实现数据的统一汇总分析;也可以借助外部的报表工具或者成熟的数据分析软件进行数据的钻取和分析,支持企业的深度决策。

大数据处理阶段。

在企业法务系统及相关系统的数据达到一定的量后,大数据就产生了。

大数据是不仅是数据量上的增加,当数据量足够大的时候就实现了从量变到质变的过程。举例来说,如果每隔一分钟甚至一秒钟拍摄一张照片,则形成的是数量很多的照片,但随着处理速度越来越快,从1分钟一张到1秒钟1张,突然到1秒钟10张后,就产生了电影,实现了质的变化。

大数据处理阶段数据分析的主要目标在于了解不同客户的消费需求,并对其消费行为进行判断,从而制定出满足其需求的销售策略或者推荐,提升企业在市场上的竞争力,赢得利润。大数据阶段的分析,还可以让企业根据市场需求情况分析自身产品和服务存在的问题并加以改进,使企业生产出的产品快速迎合客户需求,以需定产,降低库存成本。大数据阶段的分析,还可以通过机器学习等,使计算机学习一定的知识,识别人的意图,并可在关键的风险点处,给出风险提示和预警,代替人的部分脑力判断等。

大数据时代,数据分析不再受限于数据库类型,不再受限于数据类型(结构化数据或者非结构化数据),不再受限于企业内部数据或者外部数据。此时的系统建设,可以考虑充分运用大数据的相关技术,实现跨系统、跨网络、跨类型的数据分析和处理。如利用大数据技术,通过对客户各种征信情况的检索和分析,企业可以确定对不同客户的授信额度,通过授信额度的准确判断,即可降低客户违约的风险,又可防止优质客户的流失;企业还可以通过大数据技术与智能识别设备的结合,通过二维码技术的构建,实现合同的防伪和统一的电子归档,防止由于人为违规而带来的风险,提高企业法务管理的合规性。当然法务相关的数据分析和大数据所带来的价值远不止上述这些,笔者只是基于自身对企业法务业务的理解,结合当下比较流行的大数据技术和实践,作出的初步阐述和设想。希望能抛砖引玉,激发企业法务工作者或者信息化工作者们,从自身管理需求出发,以数据为核心的思维方式思考问题,解决问题,为企业(尤其是传统企业)的大数据之路引入创新。通过对法务相关数据的分析和处理,真正帮助企业进行科学预测、提升盈利能力,降低成本,实现管理提升。